Optimizando la productividad en consultoría con Getting Things Done y Building a Second Brain

La consultoría es un campo exigente y dinámico que requiere la capacidad de manejar múltiples tareas, proyectos y clientes de manera eficiente. En este entorno, la metodología "Getting Things Done" (GTD) se ha convertido en una herramienta invaluable para los profesionales de consultoría que buscan optimizar su productividad y mantenerse organizados.

¿Qué es Getting Things Done (GTD)?

GTD es un conjunto de herramientas que ayuda a las personas a concentrar sus energías de forma estratégica y táctica, evitando que nada se “escape de las manos”.

Es un sistema de productividad desarrollado por el consultor de productividad David Allen (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) que se basa en la idea de capturar, procesar y organizar todas las tareas y compromisos de manera efectiva.

La importancia de GTD en la Consultoría

La consultoría a menudo implica manejar múltiples proyectos, reuniones, plazos y clientes simultáneamente. Aquí es donde GTD brilla, ya que ofrece un marco estructurado para:

•      Capturar todas las tareas, compromisos y notas: Los consultores pueden utilizar GTD para asegurarse de que ninguna tarea importante se les escape. Utilizando herramientas como listas de tareas, aplicaciones de gestión de proyectos o incluso una simple libreta, pueden registrar todo lo que necesitan hacer.

•      Procesar y organizar (clarificar): GTD propone un sistema de clasificación de tareas en categorías como "acciones próximas", "referencias" y "proyectos". Esto ayuda a priorizar y organizar las actividades de manera efectiva, lo que es crucial en un campo donde la gestión del tiempo es esencial.

•      Enfocarse en lo importante (organizar): Uno de los principios fundamentales de GTD es la capacidad de enfocarse en las tareas que realmente importan. Los consultores pueden eliminar la sensación de abrumo, salir de un estado de alerta/estrés y mejorar su toma de decisiones al utilizar este sistema.

•      Mantener un sistema confiable (reflexionar): La confiabilidad es esencial en la consultoría, y GTD ayuda a los profesionales a tener un sistema confiable para hacer un seguimiento de los proyectos y compromisos. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con múltiples clientes y proyectos simultáneamente.

•      Ir a la acción: El fin último de GTD es evitar procrastinar, dejar tareas (personales o profesionales) olvidadas y atacar de forma estructurada y eficiente todas las tareas que hayas registrado en tu backlog.

El "Segundo Cerebro" o la gestión de la información:

El concepto de un "segundo cerebro" se refiere a la idea de utilizar herramientas digitales, como aplicaciones de toma de notas, gestión de documentos y organización de información, para ampliar y mejorar la capacidad de tu mente para almacenar y acceder a información importante. Una de las figuras prominentes en la popularización de este concepto es Tiago Forte, que ha desarrollado la idea de "Building a Second Brain" (construir un segundo cerebro).

Un "segundo cerebro" se enfoca en el "cómo" gestionas y accedes a la información relevante en tu vida. Utiliza herramientas como Notion para crear un sistema organizado y accesible que almacena tus ideas, notas, documentos y otros recursos importantes.

¿Qué relación hay entre GTD y el "Segundo Cerebro"?

GTD y el concepto del "segundo cerebro" son dos sistemas que se complementan para sacar el máximo potencial. GTD se centra en la gestión de tareas y compromisos, mientras que un "segundo cerebro "se enfoca en la gestión de información. Al combinar GTD con un sistema efectivo de gestión de información, puedes optimizar tu productividad al tener acceso rápido a la información relevante cuando la necesites para completar tus tareas y proyectos.

Por ejemplo, puedes usar tu "segundo cerebro" para almacenar y organizar documentos, notas de reuniones, investigaciones y otros recursos relacionados con tus proyectos, y luego vincular o referenciar esos recursos dentro de tus listas de tareas y proyectos en GTD. Esto te permite tener toda la información que necesitas al alcance de tu mano mientras trabajas en tus tareas, lo que puede aumentar significativamente tu eficiencia.

¿Cómo aplicar GTD y el “Segundo Cerebro” en la consultoría?

Por ejemplo, imaginemos a un consultor de gestión que trabaja con varias empresas en diferentes proyectos. Utilizando GTD y un “Segundo Cerebro” en Notion, podría:

Capturar

Al final de una reunión con un cliente, el consultor captura todas las acciones, notas y acuerdos en su inbox de Notion.

Clarificar

Clasifica estas tareas en proyectos específicos y determina cuáles son las acciones próximas que deben completarse para avanzar en cada proyecto. Ordena también las notas y las asocia a un proyecto o tarea.

Organizar

Prioriza las tareas en función de la urgencia y la importancia, asegurándose de que las acciones más cruciales reciban su atención primero.

Reflexionar

Actualiza regularmente su sistema GTD, marcando las tareas completadas y revisando sus listas para asegurarse de que nada se quede atrás. Esta revisión periódica (diaria, semanal) en Notion le permite salir de un estado de estrés teniendo la confianza de que su cerebro no le va a bombardear con recordatorios, ya que tiene la certeza de que verá todas las tareas de sus proyectos registradas y organizadas en su “segundo cerebro”.

Accionar

Evitando distracciones (tareas prescindibles o aplazables) comienza a llevar a cabo las tareas que según su sistema GTD corresponden para ese día debido a su urgencia e importancia.

En resumen, GTD se ha convertido en una herramienta indispensable para los consultores que desean mantenerse organizados y productivos en un mundo de proyectos cambiantes y desafiantes. Al implementar este sistema junto al “segundo cerebro”, los profesionales de la consultoríapueden mejorar su eficiencia, tomar decisiones más informadas y brindar un servicio de alta calidad a sus clientes.

GTD y la gestión de un "segundo cerebro" se complementan de manera efectiva al ayudarte a administrar tanto tus tareas y compromisos como la información relevante en tu vida profesional y personal. Esta combinación puede ser poderosa para aquellos que buscan maximizar su productividad y organización.

Si eres un consultor o te planteas adentrarte en este emocionante mundo, utilizar GTD y crear un “Segundo Cerebro” pueden ser tusaliados perfectos para alcanzar tus metas y objetivos.

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Alejandro Puga

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